La DIAN implementará la obligatoriedad de emisión electrónica para ciertos documentos clave, como parte de la modernización del sistema de facturación.
A partir del 1 de octubre de 2024, en Colombia se deberán emitir electrónicamente varios documentos como parte de la estrategia de modernización de la facturación electrónica, impulsada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Esta medida busca mejorar la transparencia y la eficiencia en las transacciones comerciales, afectando especialmente a pequeñas y medianas empresas (PYMES) que deberán adaptar sus procesos operativos a las nuevas normativas.
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“Las empresas enfrentan múltiples desafíos, incluyendo la necesidad de adaptarse a un entorno económico en constante cambio y la presión para modernizar sus procesos operativos”, comenta Alejandro Silva , gerente general de Sovos Saphety Colombia. La implementación de estos cambios, según Silva, es una gran oportunidad para las empresas de mejorar su competitividad en un mercado cada vez más digital.
Documentos que ahora deberán emitirse electrónicamente
La DIAN ha determinado que, a partir de octubre, los siguientes documentos deberán ser generados y enviados de manera electrónica, con el fin de optimizar la gestión y asegurar el cumplimiento normativo:
- Documento expedido para el cobro de pesos :
Este documento deberá contener información detallada sobre el valor del peaje y los datos del vehículo. Su emisión electrónica garantiza una mejor gestión y control en los cobros, lo que resulta crucial para las PYMES que necesitan mejorar la eficiencia operativa. Además, la digitalización reduce los errores comunes en estos procesos y optimiza la administración de los recursos. - Comprobante de liquidación de operaciones expedidas por la Bolsa de Valores:
Se trata de un comprobante que detalla las transacciones realizadas en la Bolsa de Valores, con información clara sobre los valores negociados. Según Sovos Saphety, la emisión electrónica de este documento mejora la transparencia y la trazabilidad de las operaciones bursátiles, facilitando la auditoría y asegurando el cumplimiento normativo. Las PYMES que participan en estos mercados deberán estar preparadas para emitir y recibir estos comprobantes de manera digital. - Documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities:
Este documento registra las transacciones realizadas en mercados de productos agrícolas y materias primas. Su emisión electrónica permitirá mayor precisión en las operaciones, reduciendo el riesgo de fraudes, algo crucial para las PYMES que operan en sectores relacionados con commodities. Esta transformación agiliza las transacciones y mejora la seguridad en los mercados.
Impacto y Beneficios para las PYMES
De acuerdo con Sovos Saphety, la adopción de estos documentos electrónicos es un paso clave en la modernización del sistema de facturación en Colombia. Las PYMES, en particular, se beneficiarán de la digitalización, aunque también enfrentarán el reto de actualizar sus sistemas para cumplir con las nuevas normativas.
Los principales beneficios de esta transición son:
- Mayor eficiencia en los procesos de facturación: La automatización de la emisión de documentos reducirá los tiempos de procesamiento y mejorará el control de las operaciones.
- Aumento de la transparencia en las transacciones comerciales: Al digitalizar estos documentos, se facilita la trazabilidad de las operaciones, lo que mejora la confianza entre las partes involucradas.
- Facilitación de la fiscalización por parte de la DIAN: La DIAN tendrá acceso más rápido y preciso a la información, lo que agiliza los procesos de auditoría y reduce el riesgo de sanciones para las empresas.
Sovos Saphety también ha recomendado que las empresas revisen sus sistemas de facturación antes del 1 de octubre para asegurarse de que están preparados para emitir documentos en formato electrónico. Las PYMES deben adaptarse rápidamente para evitar posibles sanciones por incumplimiento.
La adopción de esta nueva normativa no solo es una obligación legal , sino también una oportunidad de mejora . “En el contexto colombiano, las PYMES enfrentan el desafío de modernizar sus operaciones en un entorno económico en constante cambio. La adopción de documentos electrónicos no solo es una obligación normativa, sino también una oportunidad para mejorar la competitividad y eficiencia, cerrando brechas tecnológicas y optimizando la productividad”, concluye Alejandro Silva .
¿Qué deben hacer las empresas para cumplir?
Para cumplir con estas nuevas exigencias de la DIAN, Sovos Saphety instala a las empresas a:
- Asegúrese de que sus sistemas de facturación estén actualizados para generar estos documentos en formato electrónico.
- Capacitar a sus empleados en el uso y manejo de facturación electrónica.
- Adaptar sus procesos operativos a las nuevas normativas para evitar cualquier inconveniente en el futuro.
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La implementación de estos cambios es parte de un esfuerzo más amplio del gobierno colombiano para modernizar los sistemas comerciales y fiscales, en un mundo donde la digitalización y la automatización son cada vez más importantes para la competitividad empresarial.
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